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活动策划公司进行活动策划必须执行40件事

人气:发表时间:2019-02-21
活动策划公司进行活动策划必须执行40件事
 
一、对甲方层面
 
1.达成合作意向,签订《推广合作协议》。
 
2.积极跟进合同在甲方公司各层级的审批。
 
3.跟进合同在自己公司各层级的审批。
 
4.积极跟进合同的首付款到账。
 
二、策划层面
 
5.根据甲方意图,结合自身优势,选定时间、地点、形式、规模、参与人物等,与甲方反复协商并最终确认。
 
6.时间:根据甲方推广节点,及主要人物档期,选择日期时间。时长3小时左右的活动,最佳时间为星期四晚上,次选为星期六下午。时长1天的活动宜双休日,商务型活动宜星期六,家庭型活动宜星期天。
 
7.地点:高端商务型活动宜选五星级酒店或高级会所。如突显艺术品位,亦可选设计型艺术酒店、画廊、酒吧等。如无特殊要求,不建议户外活动,天气因素影响太大。可考虑半户外场地,如连廊、灰空间等,需备室内B方案。
 
8.规模:结合甲方需求,品牌推广类最大规模可数千人的体育馆演唱会等形式,一般的品牌推广活动200-500人为宜。产品推广类不宜超过100人,高端产品推广类不宜超过50人。
 
9.形式:以品牌推广为目标的话,可以单向传播为主的形式,以舞台部分为主,由甲方委派的人员进行宣讲、演示等,亦可增加论坛环节,邀请与甲方品牌相关人员,如学者、媒体人、客户代表等进行谈话。当然也可增加艺术表演环节,让观众感受甲方品牌所倡导的审美及生活方式。以产品推广为目标的话,则要注重与来宾(意向客户)的互动交流,宴会、酒会等形式较佳。更多让工作人员一对一与意向客户交流沟通,以实现销售。
 
三、客户层面
 
10.宜提前2-4周邀约客户,通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等形式最大广度和深度的邀约。
 
11.活动前1周确认来宾初步名单,再次联系客户确认来否。
 
12.活动前3天确认来宾名单,再次联系客户确认来否。
 
13.活动前1天确认最终名单,再次联系客户确认来否。
 
14.活动当天向来宾发送温馨提示短信,提醒活动的时间、地点、流程、天气、着装要求等。
 
四、执行层面
 
15.场地确认:尽最早时间确认场地,签订场地租赁协议。
 
16.桌型:大圆桌、小圆桌、大西式长条桌(30人左右)、小西式长条桌(6人左右)、课桌式、剧院式、U字型、回字形等,确保桌椅数量、质量(样式、材质、包装等)符合要求。
 
17.舞台:确认舞台尺寸和高度、地面材质,活动前1天完成搭建。
 
18.舞台背景:确认LED屏幕或喷绘背景板,确认设计稿,活动前1天完成制作和安装。
 
19.音响设备:确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持、鹅颈、头戴各需几个)、话筒架、电脑等设备,活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。
 
20.灯光设备:确认灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备,活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。
 
21.后台:预备演员换装、化妆、候场的空间。原则是方便上下场,不能让演员穿过观众上场,即上场前不能让观众看见。大型演出还有升降台什么的。
 
22.贵宾休息厅:如必要需准备,考虑贵宾动线,服务人员、茶水点心、鲜花等布置。
 
23.场地外部布置:确认签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装,活动前1天完成。
 
24.车辆:确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。
 
25.演员:事先反复确认演员。活动前1小时全部演员到位,活动前半小时全部化妆造型完毕。大型演出需提前走台彩排。
 
26.礼仪迎宾:活动前2小时到位,活动前1小时造型完毕、就位。
 
27.流程控制:事先制作并分发相关人员Rundown(执行台本),模板如下:
 
28.舞台监督:务必安排专人,熟悉甲方领导、演员的人担任舞台监督。可以把舞台监督理解为“催场”之类的岗位,总之是确保舞台上的事按台本进行,而不是主持人报了节目后演员还没到。
 
29.控台:每场活动必须有一个“总控”人员,总控是这场活动的“总指挥”。总控不要满场乱跑,要定位在所有人能找到你的地方。在活动正式开始前,甲方的总控站位在迎宾位置,毕竟客户是活动最重要的部分。活动开始后,总控的位置在控台。确保音乐和灯光按照计划进行。这是最重要的。
 
30.费用的分发:事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封一个个装好写好名字,活动开始前把信封给演员。因为活动开始后,根本没空了。当然也可事后以微信支付宝等方式。
 
五、物料方面
 
31.提前1-2周设计主题视觉画面,按不同载体尺寸做好设计稿,包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函等。
 
32.活动前1-3天完成所有物料制作、安装到位。
 
33.奖品、伴手礼:提前3-7天完成选择和采购,活动前2-5小时就位。
 
34.食品酒水:提前3-7天完成菜单选定,不论是使用酒店的还是外送茶歇,对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。
 
35.餐具茶具:如自行准备,需以下包括但不限于:Buffet台(自助餐/茶歇台)、咖啡机或咖啡壶、保温容器(用于热食)、大餐盘(用于冷餐或干点)、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。
 
36.提供餐食或茶歇务必安排至少1人专人服务,保持餐台整洁,协助客户拿取食物。
 
六、宣传推广方面
 
37.事先选定媒体名单,提前邀请好媒体记者,做好签到表。
 
38.事先写好新闻通稿,媒体签到时分发。
 
39.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。
 
40.写好活动总结。催收活动尾款。

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